Uw privacy is belangrijk voor ons. We waarderen het vertrouwen dat u in ons heeft. Daarom beschermen we persoonlijke informatie die u aan ons verstrekt. Dit document/deze procedure wordt periodiek geüpdatet. Het beschrijft hoe wij uw persoonlijke informatie gebruiken en verwerken en hoe wij cookies gebruiken. Bovendien kunt u informatie vinden over hoe u contact met ons kan opnemen als u vragen heeft over uw persoonlijke informatie.

1. Privacy

Welke persoonlijke informatie gebruikt Hotel Udens Duyn?

Wanneer u een reservering maakt, zal worden gevraagd om uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, betalingsinformatie, eventueel de namen van de reizigers die met u meereizen en uw voorkeuren voor uw verblijf.

Tijdens het inchecken dient u een geldig identiteitsbewijs te tonen. Uw identiteit wordt vervolgens door onze medewerker gecontroleerd en het type ID-bewijs met nummer wordt voortkomend uit de wettelijke verplichting voor het voeren van een nachtregister geregistreerd. Hotel Udens Duyn neemt onder geen enkele conditie een identiteitsbewijs in, en maakt ook geen kopie of digitale verwerking van uw identiteitsbewijs.

Voor gasten met een zorgvraag, die mogelijk in aanmerking komen voor een vergoeding voor de verblijfskosten, worden door onze receptiemedewerker de verzekeringscondities geraadpleegd aan de hand van uw BSN nummer.

Wie verzamelt persoonlijke informatie die gebruikt wordt door Hotel Udens Duyn?

• Onze medewerkers van de receptie. Na telefonisch contact, per mail of via de contactformulieren op de website.
• Gecontracteerde channels / bookingssites zoals bijvoorbeeld booking.com
• com; inzake onze eigen boekingsmodule op de website en contractant als channel manager voor alle aangesloten gecontracteerde bookingssites.
• Casemanager klantenservice Brabantzorg. Betreft gasten met een zorgvraag. Medische gegevens en het zorgdossier van een gast met zorgvraag worden niet met de receptie (Hotel Udens Duyn) gedeeld.

Waarom verzamelt, gebruikt en deelt Hotel Udens Duyn uw persoonlijke informatie?

• Reserveringen: Allereerst gebruiken wij uw persoonlijke informatie om uw reservering te voltooien. Bij gasten met een zorgvraag wordt bij een eerste contact rechtstreeks met het hotel de gast doorverwezen naar de casemanager van Brabantzorg.
• Beoordelingen: Wij kunnen uw contactinformatie gebruiken om u tijdens of na uw verblijf uit te nodigen om deel te nemen aan een persoonlijk of telefonisch “kwaliteitsonderzoek”. Wij stellen het op prijs als u hier aan deel wilt nemen. U kunt natuurlijk altijd weigeren om deel te nemen. De persoonlijke informatie die u ons geeft tijdens dit onderzoek zal alleen worden gebruikt met uw toestemming.
• Marketingactiviteiten: Wij gebruiken uw informatie mogelijk voor toekomstige nieuwsbrieven per e-mail. U kunt zich ieder moment uitschrijven van deze nieuwsbrieven.
• Andere communicatie: Er kunnen andere momenten zijn waarop we met u in contact kunnen komen via e-mail, post, telefoon. Dit is afhankelijk van de contactinformatie die u met ons deelt. Hier kunnen een aantal redenen voor zijn:

• Het kan voorkomen dat we moeten reageren op verzoeken die u heeft gemaakt.
• Als u uw reservering online niet heeft afgemaakt, kunnen we een e-mail sturen met een herinnering om verder te gaan met uw reservering. Wij denken dat deze dienst zinvol is, omdat het u in staat stelt om verder te gaan met uw reservering zonder dat u opnieuw moet zoeken naar de accommodatie of uw reserveringsinformatie opnieuw moet invullen.
• Fraudedetectie en -preventie: Wij kunnen persoonlijke informatie gebruiken voor het ontdekken en voorkomen van fraude en andere illegale of ongewenste activiteiten.

Hoe deelt Hotel Udens Duyn uw informatie met derde partijen?

In bepaalde omstandigheden kunnen wij uw persoonlijke informatie delen met derde partijen.

• Autoriteiten: Wij kunnen uw persoonlijke informatie delen met de overheid of autoriteiten die een onderzoek uitvoeren als dat vereist is door de wetgeving. Dit kan gaan om een gerechtelijk bevel, een dagvaarding, en eisen vanuit juridische processen en onderzoeken. Wij kunnen ook uw persoonlijke informatie vrijgeven als het strikt noodzakelijk is voor het voorkomen, ontdekken of vervolgen van criminele zaken.
• Zakenpartners: Zoals bijvoorbeeld onze gecontracteerde bookingssites. Wij kunnen uw persoonlijke informatie delen met enkel als doel om een reservering (met betaling) tot stand te kunnen brengen. Ook onze zakenpartners dienen uw privacy te waarborgen.
• Brabantzorg; enkel voor gasten met afname van zorg bij Brabantzorg. Wij kunnen de persoonlijke informatie vrijgeven aan de casemanager van Brabantzorg. Enkel om een daadwerkelijke reservering te kunnen maken / efficiënt te kunnen laten verlopen. Partner Brabantzorg heeft natuurlijk een eigen verantwoordelijkheid om uw privacy te waarborgen.

Hoelang wordt uw persoonlijk informatie door Udens Duyn bewaard?

• Uw contactgegevens worden voor maximaal 2 jaar opgeslagen in ons hotelreserveringssysteem. Dit om toekomstige reserveringen en het raadplegen van historie inzake nieuw te maken reserveringen te vereenvoudigen.
• Betaalgegevens van creditcards (nummer en geldigheidsdatum) en uw identiteitsgegevens worden automatisch 30 dagen na het uitchecken uit ons systeem verwijderd.
• Declaratie- en facturatiegegevens worden conform de wettelijke periode van 7 jaren bewaard. Daarna worden zij vernietigd.

Hoe gebruikt Hotel Udens Duyn beoordelingen?

Na uw verblijf dat u bij ons heeft gereserveerd, ontvangt u een enquêteformulier. Dit formulier is unaniem. Indien u contact met ons hotel wenst naar aanleiding van uw bevindingen verzoeken wij u om uw naam, kamernummer en verblijfsdatum op het formulier te vermelden. Door het invullen van een enquêteformulier gaat u akkoord met het feit dat de gegevens worden geanalyseerd en worden gebruikt om kwaliteitsdoelstellingen te behalen.

2. Cookies

Wat is een cookie?

Een cookie is een klein stukje data dat door een website op uw computer wordt geplaatst.

Waarom gebruiken websites cookies?

Websites hebben geen geheugen. Als u surft op verschillende pagina’s van de website zal u niet worden herkend als dezelfde gebruiker op die pagina’s. Met cookies kan uw browser worden herkend door de website. Kortom, cookies worden vooral gebruikt om de keuzes die u maakt te herinneren, zoals uw voorkeurstaal en munteenheid. Ook zorgen cookies ervoor dat u wordt herkend als u weer naar de website gaat.

Doen alles cookies hetzelfde?

Nee, er zijn verschillende soorten cookies en verschillende manieren om cookies te gebruiken. Cookies kunnen worden geclassificeerd aan de hand van hun functie, levenstijd en de partij die de cookies op een website plaatst.

Hoe gebruikt Hotel Udens Duyn cookies?

Wij proberen onze bezoekers een geavanceerde en gebruiksvriendelijke website te bieden die zich automatisch aanpast aan hun behoeften en wensen. Om dit te bereiken gebruikt onze website de volgende soorten cookies:

• Technische cookies: Wij gebruiken technische cookies om u onze website te laten zien, om de website correct te laten functioneren. Deze technische cookies zijn absoluut noodzakelijk om onze website goed te laten functioneren.
• Analytische cookies: Wij gebruiken deze cookies om inzicht te krijgen in hoe onze bezoekers de website gebruiken, om uit de zoeken wat wel en niet werkt, om de website te optimaliseren en te verbeteren en om er zeker van te zijn dat we nog steeds interessant en relevant zijn. De informatie die we verzamelen is welke webpagina’s u heeft bezocht, welke doorstuur- of exit pagina’s u heeft bezocht en verlaten, welk platformtype u heeft gebruikt, uw datum- en tijdsnotatie, en details zoals het aantal kliks dat u maakt op een bepaalde pagina, uw muisbewegingen en scrol bewegingen, de zoekwoorden die u gebruikt en de tekst die u typt terwijl u onze website gebruikt.

Hoe kunt u Hotel Udens Duyn cookies herkennen?

U kunt onze cookies in uw browserinstellingen vinden.

Gebruikt Hotel Udens Duyn cookies van externe partijen?

Ja, Hotel Udens Duyn maakt gebruik van de diensten van het betrouwbare en bekende online advertentie- en marketingbedrijf Google. Hotel Udens Duyn kan ook gebruik maken van externe partijen voor analytische doeleinden. Om gebruik te maken van hun diensten moeten deze bedrijven cookies plaatsen.

De providers waar wij gebruik van maken zijn gericht op het duidelijk maken van alle processen voor de consumenten en het opzetten van de juiste informatiebeheerprocessen en standaarden.

Wie heeft er toegang tot de informatie in de Hotel Udens Duyn cookies?

Alleen Hotel Udens Duyn en Hoteliers.com hebben toegang tot de Hotel Udens Duyn cookies. Cookies die zijn geplaatst door externe bedrijven kunnen worden bekeken door deze externe bedrijven.

Hoe kunt u uw cookievoorkeuren beheren?

U kunt in uw browserinstellingen in Internet Explorer, Safari, Firefox of Chrome aangeven welke cookies u wilt accepteren en welke u wilt weigeren. Waar deze instellingen precies staan hangt af van welke browser u gebruikt. Gebruik de “Help”-functie in uw browser om de instellingen te vinden die u nodig heeft.

3. Beveiliging

Welke beveiligingsprocedures heeft Hotel Udens Duyn om er voor te zorgen dat uw persoonlijke informatie veilig is?

In overeenstemming met Europese databeschermingswetten hebben wij solide procedures om ongeautoriseerd gebruik en misbruik van persoonlijke informatie te voorkomen.

Wij gebruiken de juiste zakelijke systemen en procedures om de persoonlijke informatie die u ons geeft te beschermen. Wij gebruiken ook beveiligingsprocedures en technische en fysieke beperkingen voor toegang tot de persoonlijke informatie op onze servers. Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot persoonlijke informatie als dit nodig is voor hun werk.

• Uw creditcardinformatie – als dit nodig is voor het reserveringsproces – wordt na uitcheck en voldoen van de factuur permanent verwijderd of gefragmenteerd voor fraude detectiedoeleinden. Dit is uiteraard niet het geval als u heeft aangegeven dat u uw creditcardinformatie wilt opslaan in uw persoonlijke account.
• Onze website is voorzien van een SSL-certificaat. Dit SSL certificaat is een bestand dat zorgt voor een betere beveiliging van gegevens tussen de server van Hotel Udens Duyn en een internet browser (zoals Chrome of Internet Explorer). Doordat SSL certificaten een beveiligde sleutel koppelen aan de connectie van een website kunnen gegevens live geëncodeerd bewaard worden waardoor deze veilig ingevoerd kunnen worden zonder tussenkomst van externe systemen die de gegevens willen onderscheppen. Op die manier kunnen vooral login- en betalingsgegevens zoals wachtwoorden, creditcardnummers en persoonsgegevens veilig gebruikt worden.
• Onze medewerkers hebben bij indiensttreding getekend om zich te conformeren aan het huishoudelijk reglement. Hoofstuk 8 betreft de “wet bescherming persoonsgegevens”. Hierin staat uitvoerig beschreven hoe zij dienen om te gaan met uw persoonlijke gegevens. Overtreding van deze regels heeft disciplinaire maatregelen kan zelfs ontslag op staande voet tot gevolg hebben.
• Met zakenpartners zijn zogenaamde verwerkingsovereenkomsten getekend. Hierin is onder andere vastgelegd:

• Het onderwerp en de duur van de verwerking;
• De aard en het doel van de verwerking;
• Het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen;
• De plicht van de verwerker om de persoonsgegevens alleen ten behoeve van Hotel Udens Duyn te verwerken, en niet voor zichzelf of ten behoeve van derden;
• De plicht tot het treffen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder een geheimhoudingsplicht, het beperken van toegang tot de gegevens op basis van een strikte need-to-know-basis,
• Geen inzet van sub-verwerkers, behalve met toestemming van Hotel Udens Duyn;
• Medewerking om de rechten van de betrokkenen te eerbiedigen en daaraan tegemoet te kunnen komen (denk bijvoorbeeld aan het recht op correctie van een persoonsgegeven);
• Medewerking aan Privacy Impact Assessments, aan onderzoeken door de Autoriteit Persoonsgegevens;
• Plicht tot teruggave of wissen van de persoonsgegevens bij het einde van de relatie (voor zover op de verwerker geen bewaarplicht rust).

• Elke medewerker werkt op een strikt persoonlijk account in ons reserveringssysteem. Gekoppeld aan technische en organisatorische maatregelen om elke transactie terug te herleiden naar de betreffende medewerker.
• Het raadplegen van verzekeringsgegevens door onze medewerkers gaat via Vecozo. De certificaten die toegang verlenen tot dit systeem zijn strikt persoonlijk gebonden en zelfs op BSN-nummer van de medewerker geregistreerd.

Indien u ondanks onze genomen maatregelen toch van mening bent dat wij onzorgvuldig met uw persoonlijke gegevens zijn omgegaan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

4. Kinderen

De diensten die door Hotel Udens Duyn worden aangeboden zijn niet bedoeld voor kinderen die jonger zijn dan 18 jaar. Het gebruik van elk van onze diensten is alleen toegestaan na de nadrukkelijke toestemming van een ouder of voogd. Wanneer we informatie ontvangen van iemand die jonger dan 18 jaar is houden we het recht om het te verwijderen.

5. Contact

Hoe kunt u de persoonlijke informatie die u aan Hotel Udens Duyn heeft gegeven beheren/inzien?

U heeft altijd het recht om de persoonlijke informatie die wij van u hebben te bekijken.

U kunt zich persoonlijk melden bij onze receptie. Op vertoon van uw legitimatiebewijs kunt u de persoonlijke informatie die wij van u hebben bekijken.

Of u kunt een overzicht van uw persoonlijke data aanvragen door een e-mail te sturen naar info@hoteludensduyn.nl. Zet “verzoek tot persoonlijke informatie” in het onderwerp veld en stuur een kopie van uw identiteitsbewijs mee, zodat we kunnen voorkomen dat individuen zonder autorisatie bij uw persoonlijke informatie kunnen komen.

Als de persoonlijke informatie incorrect is, zullen wij dit updaten nadat u dit aan ons heeft aangegeven. U kunt ook uw persoonlijke informatie laten verwijderen uit onze database door een e-mail te sturen naar info@hoteludensduyn.nl met “verzoekt tot verwijdering van persoonlijke gegevens” als onderwerp. Het kan echter voorkomen dat we bepaalde informatie wettelijk moeten bewaren voor juridische of administratieve redenen.

Wie is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonlijke informatie op de Hotel Udens Duyn website?

Het verwerken van persoonlijke informatie op de website en de mobiele apps wordt gedaan door Hotel Udens Duyn.
Hotel Udens Duyn is een stichting, welke onder de Nederlandse wetgeving valt. Mocht u opmerkingen of suggesties hebben over deze privacy-informatie, stuur dan een e-mail naar info@hoteludensduyn.nl